ペーパーレス化成功事例
ペーパーレス化会議システム導入事例
多くの企業が会議の効率化に課題を抱えている中、ペーパーレス会議システムの導入で劇的な改善を実現した事例があります。
ぺんてる株式会社の革新的取り組み
日本を代表する総合文具メーカーであるぺんてる株式会社では、会議時間の長期化と紙文書での会議準備の負担が深刻な課題でした。そこで、iPadを活用したペーパーレス会議システムを導入した結果、以下の成果を達成しています。
- 役員会議時間を半日以上から1.5時間に短縮
- 工場や社外にいる役員の事前資料確認が可能に
- 印刷担当者の業務負担を大幅軽減
- 会議時間1.5時間ルールの厳守体制を確立
西松建設株式会社の大規模導入効果
西松建設株式会社では、約260種類の会議と約100の部門でペーパーレス会議システムを導入し、年間約250万枚分の印刷費と人件費のコスト削減効果を実現しました。導入前は大量の資料集約、頻発する資料差し替え、印刷、セッティングといった工程が事務局の大きな負担となっていましたが、これらの作業負担が大幅に軽減されています。
ライフコーポレーションの印刷コスト削減
株式会社ライフコーポレーションでは、毎月の店長会議で膨大な紙を使用していることが課題でした。タブレット端末を用いたペーパーレス会議システムの導入により、毎月6万枚分もの印刷コストを削減し、紙の資料を用意する時間・人件費もカットすることができました。
ペーパーレス化経理業務効率化事例
経理部門のペーパーレス化は、月次決算の迅速化やリモートワーク対応において特に重要な役割を果たしています。
HITOMIOテクノロジーズの月次決算改革
株式会社HITOMIOテクノロジーズでは、月初に部員総出で集まった紙の書類を元に数多い仕訳入力を実施し、月次決算がなかなか終わらないという悩みを抱えていました。クラウド型の会計や経費精算システムの導入とともに経理業務の省力化が実現し、日々の計数確認が可能になった結果、月次決算は6営業日で対応可能となりました。
第一交通産業の全国規模ペーパーレス化
第一交通産業株式会社では、従来は本社の経理部が毎月300の営業所からの紙の申請書を一括して処理し、2営業日以内に処理を終えることにしていました。電子帳簿保存法とインボイス制度の法改正に対応するためのシステム導入検討を機に、クラウド経費システムを導入した結果、紙の運用による業務負荷を軽減し、作業日数を5日から2日に短縮できました。
経理書類のペーパーレス化により、自宅からでもクラウド上のデータにアクセスしての業務が可能になり、請求書発行や経費精算などのチェック作業も効率化されています。
ペーパーレス化申請業務デジタル変革事例
申請業務のデジタル化は、承認プロセスの迅速化と業務効率の向上において大きな効果を発揮しています。
大和総研の大規模申請システム
株式会社大和総研では、導入以前は独自のワークフローシステムを利用して400種類もの申請書を紙ベースで処理していました。ペーパーレス化を実行した現在は、約900種類の申請書を管理し、月間約2万5千件のペースで処理できるように改善されています。累計処理件数は100万件を超え、業務の効率化に大きく成功しました。
三菱UFJファクターの承認速度向上
三菱UFJファクター株式会社では、導入以前は既存システムを使用して1週間かけて書類を回していました。ペーパーレス化を実行した現在は申請した翌日には完了するようになり、劇的な業務効率化を実現しています。
伊藤忠テクノソリューションズの包括的効果
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社では、経営統合に伴う承認申請業務の煩雑化解消や内部統制の強化を目的として、ペーパーレス化を導入しました。その結果、導入7ヵ月で約4万3千時間の業務時間や約5万6千枚の用紙を削減することに成功し、申請書がほぼペーパーレス化でき、コロナ禍におけるリモートワークにも迅速に対応できました。
ミヤザワの全社的ワークフロー改革
段ボールメーカーの株式会社ミヤザワでは、全国18拠点、全社員1,600名規模でメールにExcelを添付して申請・承認業務を行っていました。未承認の申請書が多く、行き違いやミスが頻発していた状況でしたが、Excelフォームで設計・作成できるワークフローシステムを導入することで、申請・承認ルートの自動化を実現し、承認の滞留やヌケ・モレを撲滅できました。
ペーパーレス化コスト削減効果測定方法
ペーパーレス化の導入効果を正確に測定することは、投資対効果を把握し、さらなる改善を進めるために重要です。
印刷コスト削減の具体的計算
西松建設の事例では、年間約250万枚分の印刷費削減を実現していますが、これを具体的に計算すると、1枚あたりのコストを5円と仮定した場合、年間1,250万円のコスト削減効果があることになります。さらに、印刷にかかる人件費や用紙保管コストも含めると、その効果はさらに大きくなります。
業務時間短縮の金銭価値換算
伊藤忠テクノソリューションズの事例では、導入7ヵ月で約4万3千時間の業務時間削減を実現しています。仮に平均時給を3,000円とした場合、これは約1億2,900万円相当の人件費削減効果に相当します。
定量的効果測定指標
- 印刷枚数削減率：導入前後の月間印刷枚数の比較
- 処理時間短縮率：申請から承認完了までの平均時間測定
- 承認漏れ削減率：未処理案件の発生頻度比較
- リモートワーク対応率：在宅勤務時の業務処理可能割合
- 文書検索時間：必要文書を見つけるまでの平均時間
投資回収期間の算出
T-TOPのような中小企業では、情報共有の停滞やノウハウの属人化といった課題を解決するためにペーパーレス化を導入し、チーム内の情報共有が密になり、メンバーの動きの視覚的把握に成功しています。このような定性的効果も含めて投資回収期間を算出することで、より正確なROI（投資収益率）を把握できます。
ペーパーレス化失敗回避システム選定ポイント
多くの企業がペーパーレス化に取り組む中で、適切なシステム選定が成功の鍵となります。失敗を回避するための重要なポイントを解説します。
ユーザビリティ重視の選定基準
有限会社ナイスケアの事例では、20代から80代までの幅広い年代の職員が利用できるシステムを選定することが重要でした。プライベートチャットの利用も検討しましたが、セキュリティ面の課題からビジネスチャット「elgana」を導入し、職員への情報共有を一括で完了できるようになりました。
段階的導入による失敗リスク軽減
大規模な企業ほど、一度にすべての部門でペーパーレス化を進めるのではなく、段階的な導入が効果的です。西松建設では約260種類の会議と約100の部門で段階的にシステムを導入することで、各部門の特性に応じたカスタマイズを行いながら成功を収めています。
既存システムとの連携性確保
システム選定時に見落としがちな点として、既存の基幹システムとの連携があります。第一交通産業では電子帳簿保存法とインボイス制度への対応を機に、法対応と業務効率化を同時に実現できるシステムを選定することで、複数の課題を一度に解決しています。
導入後のサポート体制評価
ミヤザワの事例では、システム未経験者でも申請フォーム作成ができるシステムを選定し、情報システム部以外でも誰でも簡単に作成できるようになりました。このように、導入後の運用を見据えたサポート体制の充実度も重要な選定基準となります。
ROI設計と効果測定体制
成功企業に共通する特徴として、導入前に明確な目標設定と効果測定指標を定めていることが挙げられます。ぺんてるでは会議時間1.5時間というルールを設定し、厳守体制を確立することで継続的な効果を維持しています。
これらの成功事例から学べるのは、単なるデジタル化ではなく、業務プロセス全体の見直しと組織の変革が伴うことで、真のペーパーレス化の効果が発揮されるということです。